Бенчмаркинг (который часто в оргразвитии ошибочно называют методом нормирования труда) – это технология поиска лучших рыночных практик и сравнения своей компании с неким эталоном.
Бенчмаркинг предполагает сопоставление исследуемого объекта (предприятия, подразделения) с другими схожими объектами по определенным параметрам (например, по времени прохождения того или иного бизнес-процесса, по показателям производительности труда, по уровню автоматизации и т.д.).
Бенчмаркинг нельзя в полной мере назвать методом нормирования труда, поскольку бенчмарки (т.е. «эталонные образцы») отражают параметры, свойственные другой организации, и являются фактическими, а не расчетными величинами. В то же время на практике этот метод очень популярен среди организаций для выявления и изучения лучших рыночных практик с целью приведения своих процессов и нормативов труда к средним или лучшим в отрасли.
Бенчмаркинг бывает внутренний и внешний.
🔍 Внутренний бенчмаркинг – это сравнение по выделенным параметрам разных подразделений одной и той же организации (например, разных филиалов одного банка или страховой компании, цехов одного предприятия) или ее дочерних и зависимых обществ. Он направлен на выявление лучших практик внутри самой организации и распространение их на всю организацию (или группу компаний).
🧐 Например, средний срок обработки заявки, поступившей в службу технической поддержки, в филиале № 1 составляет 40 минут, в филиале № 2 – 30 минут, в филиале № 3 – 27 минут. Поскольку все филиалы работают по одним и тем же регламентам, используют одинаковое оборудование и программное обеспечение, то из данного сравнения можно сделать вывод о том, что в филиале № 3 наилучшим образом организована работа по обработке заявок пользователей. Однако, для того чтобы распространить эту лучшую практику на все филиалы банка, необходимо провести качественный анализ организации этой работы в «эталонном» филиале, описать целевой бизнес-процесс, выявить источники потерь рабочего времени в филиалах.
Внутренний бенчмаркинг нередко используется с целью оптимизации численности административно-управленческого персонала (АУП), вспомогательных рабочих.
🔍 Внешний бенчмаркинг подразумевает сравнение организации с другими предприятиями той же или других отраслей, а также зарубежными. Обычно организации ориентируются на группу конкурентов в своей отрасли или предприятия-лидеры по определенным параметрам, которые компания считает своими стратегически важными зонами развития.
👆 При проведении внешнего бенчмаркинга важно правильно выбрать группу сравнения (референтную группу). Как правило, в нее включаются компании – конкуренты на рынке. Так, например, банк, скорее всего, будет себя сравнивать с другими банками, сопоставимыми по размеру и масштабам деятельности. Если компания планирует выходить на зарубежные рынки и конкурировать с зарубежными компаниями, то и бенчмаркинг целесообразно проводить с этими организациями.
В некоторых случаях компания может сравнивать себя и с предприятиями совершенно другого рынка. Например, если тот же банк ставит себе цель стать одной из наиболее технологичных и инновационных организаций, то референтной группой для него будут не другие банки, а инновационные компании – такие как Google, Yandex, Tesla Motors и другие.
Для того чтобы максимально повысить точность и применимость для конкретной организации данных внешнего бенчмаркинга, необходимо учесть следующее:
🌀 Однородность референтной группы и соответствие ключевых для исследования параметров референтной группы параметрам вашей организации. В референтную группу должны входить организации, сходные по размеру, бизнес-модели, уровню технологичности с вашей компанией. Если же группа сравнения намеренно составляется из организаций, существенно отличающихся от вашей (например, для выявления лучших практик, которые организация в дальнейшем намерена внедрять у себя), это должно делаться сознательно и с пониманием возможностей дальнейшего использования данных такого бенчмаркинга.
🌀 Сопоставимость анализируемых структур по наполнению бизнес-процессов, функционалу. Так, например, если мы сравниваем количество работников организации на одного работника общего центра обслуживания (ОЦО), мы должны убедиться, что функционал сравниваемых ОЦО сопоставим (например, в него входят бухгалтерский и налоговый учет и кадровое делопроизводство, но не входят ИТ-обеспечение и закупки). Либо, если интересующие нас ОЦО имеют отличный функционал, необходимо выделить и проанализировать только то количество работников сравниваемых организаций, которые выполняют сопоставимый функционал.
Бенчмаркинг численности персонала, на мой взгляд, интересен, скорее, не абсолютными значениями (поскольку у компаний разная общая численность персонала, разные финансовые показатели и разные бизнес-процессы), а относительными.
🧐 Например, соотношение численности персонала обеспечивающих и бизнес-подразделений:
👌Численность бизнес-подразделений по отношению к объемам продаж.
👌Численность персонала, осуществляющего юридическую поддержку, к количеству сделок.
👌Численность HR-специалистов по отношению к общей численности персонала и т.д.
Ориентируясь на лучшие практики, необходимо исследовать, благодаря чему данная организация демонстрирует лучшие показатели. Это может быть обусловлено лучшей организацией бизнес-процесса, организационной структуры, лучшей подготовкой сотрудников, уровнем автоматизации и роботизации и другими факторами.
Данные бенчмаркинга численности персонала могут служить основой для разработки плана мероприятий по оптимизации численности работников (если известно, за счет чего в референтных компаниях численность персонала по той или иной функции меньше, чем в нашей). Кроме того, в любом случае необходимо учитывать индивидуальные особенности конкретной организации, возможности для оптимизации и автоматизации бизнес-процессов, менталитет сотрудников и корпоративную культуру.
Наконец, где брать информацию для бенчмаркинга? Тут говорю про данные, имеющие отношение к оргдизайну.
⚙️ Консалтинговые обзоры. Могут быть по широкому рынку, референтной группе, кастомизированные под конкретный запрос. Обычно консультанты собирают данные от желающих участников обзора и предоставляют им же бенчмарки по этой группе. В таких обзорах обычно имеем «среднее по больнице», можем по факту обнаружить, что в обзоре отказались участвовать компании, которые были нам интересны и т. д. Зато стоимость таких обзоров невелика — от 200.000 рублей. Кастомизированный обзор будет стоить на порядок дороже, но информативность его будет гораздо выше.
⚙️ Открытая опубликованная отчётность компаний. Квартальная, годовая, ESG отчёты (они же — отчёты об устойчивом развитии) и т. д.
Потребуется время на их изучение и вытаскивание нужных данных.
⚙️ Общение в профессиональных группах и сообществах. Можно просто спросить у коллег интересующую информацию, обычно, в обмен на свою. Не всем могут поделиться, но для быстрого скрининга этот вариант хорош.
⚙️ Анализ публикаций в прессе (РБК, Форбс, тематические телеграм-каналы и пр.)
⚙️ Тематические Интернет-порталы (в том числе, тех же консультантов большой тройки, четвёрки), джоб-борды. Например, HH.ru публикует глубокую аналитику по рынку труда.
⚙️ Сайты органов статистики. Например, по России сайт Росстата.