34й президент США подарил миру отличный инструмент тайм-менеджмента — всем известную матрицу Эйзенхауэра.
Я не встречала по этой теме чего-то лучше и полезней. Суть матрицы в том, чтобы ранжировать все свои задачи по признакам «важность» и «срочность».
Получаем 4 типа задач (см. схему):
Важно и срочно. Сектор кризисов и пожаров. То, что реально влияет на результат, да ещё и с горящими сроками. Эти задачи требуют Вашего непосредственного участия прямо сейчас. Их нельзя игнорировать.
Важно, но не срочно. Сектор стратегии и профилактики. В этом секторе оцениваем, анализируем, планируем, вырабатываем подходы, строим отношения, оптимизируем, улучшаем, повышаем результаты и т.д.
Срочно, но не важно. Сектор бесполезных кризисов. Срок у этих задач горит, но вот только результат лично для Вас и вашего бизнеса НЕ важен. В этот сектор можно отнести помощь коллеге с его горящей задачей, бесполезное совещание, отвлекающий неважный телефонный звонок, рутину с истекающим сроком выполнения и т.д.
Не срочно и не важно. Сектор деградации. Пустая трата времени, отвлекающие мелочи, бесполезная рутина.
Преобладание задач того или иного сектора приводит к понятным предсказуемым результатам. Целесообразности, эффективности и управлению жизни способствует деятельность, осуществляемая преимущественно в секторе 2.
Пожары мы создаём себе сами. Тем, что не уделяем осознанного внимания сектору 2, потому что очень заняты задачами из сектора 1. То, что сегодня важно, но не срочно, через неделю станет кризисом.
Основная идея правильной организации времени:
✅ Перемещаться из 1 во 2 сектор.
✅ Добиться того, чтобы 65-80% задач были важными и не срочными.
✅ Задачи из сектора 3 — делегировать.
✅ Задачи из сектора 4 — игнорировать.
В теории звучит легко. На практике реализовать не так просто. Я и сама периодически застреваю в 1. НО! Всегда можно притормозить, подумать и все улучшить.
Для этого предлагаю использовать следующий алгоритм.
1️⃣ Проанализируйте, какой объём задач регулярно «перетекает» на другой день. Например, Вам стало понятно, что примерно 20% приходится по итогам дня переносить на будущие интервалы в календаре.
2️⃣ Избавьтесь от этих 20%. Начните ежедневно планировать на 20% меньше. В первую очередь избавляемся от задач из сектора 4 (не срочно и не важно). Это бесполезные задачи, которые ни на что не влияют. Затем разбираемся с задачами из сектора 3 (не важно, но срочно). Рутинные дела, которые поторапливают, но не влияют на бизнес. Их нужно делегировать.
3️⃣ Запланируйте дела, имеющие четкую привязку ко времени (встреча с заказчиком, назначенный разговор с сотрудником, совещание).
4️⃣ Зарезервируйте ежедневно время на задачи из нашего целевого сектора 3 (стратегии и профилактики). Начните в эти интервалы заниматься плановой работой, а не пожарами. Даже если весь мир будет рушиться. Даже через боль. Для более плавного перехода изначально это могут быть небольшие временные интервалы, например, час.
Первое время особое внимание в этот условный час уделите тому, что скоро может стать пожаром. Так быстрее увидите результат и замотивируетесь продолжать в том же духе.
5️⃣ Все остальные активности выполняйте в оставшееся время.
6️⃣ Удельный вес плановой работы (сектор 3) постепенно наращивайте.
При осознанном применении этот метод может сильно повысить качество планирования.
Спасибо за внимание!